Code Alpha iz Zagreba pruža IT podršku odvjetničkim uredima: korisničke račune i prava pristupa, poslovni e-mail, backup s provjerom povrata, računala i rad izvan ureda. Radimo samo za tvrtke i urede. Suradnja počinje početnom procjenom prema Vašem opisu, bez pristupa sustavima i spisima. Cijena je na upit, nakon procjene. Pravna odgovornost ostaje uredu.
Odvjetnički ured svaki dan radi s povjerljivim podacima stranaka: spisima, ugovorima, podnescima i e-poštom. Kad IT nije uređen, problemi su vrlo konkretni. Bivši suradnik još ima pristup pošti, spis postoji samo na jednom laptopu ili nitko ne zna može li se izbrisana mapa vratiti iz kopije.
Što radimo mi, a što ostaje na uredu
Prije svakog posla jasno dijelimo odgovornost. Naš dio su tehničke mjere. Postavljamo zasebne račune i prava pristupa, šifriramo diskove, uređujemo backup i provjeravamo povrat. Sve što napravimo i zapisujemo.
Pravila određuje ured. Ured odlučuje tko smije vidjeti koji predmet, koliko se dugo čuvaju spisi i kopije te kako se postupa s podacima stranaka. Procjena usklađenosti s propisima o zaštiti podataka i obvezama čuvanja odvjetničke tajne pravno je pitanje. Ona ostaje na uredu i njegovim savjetnicima. Pravne savjete ne dajemo i ne potvrđujemo da je ured usklađen s propisima. Zapis tehničkih mjera može uredu pomoći u toj procjeni.
Povjerljivost počinje od pristupa
Čest tehnički rizik u malom uredu je pristup koji se godinama nije mijenjao. Zajednički račun za sve, administratorska prava na svakom računalu ili mape koje svi vide jer je tako bilo jednostavnije. Uređenje obično obuhvaća:
- zaseban korisnički račun za svakog zaposlenika umjesto jednog zajedničkog;
- administratorska prava samo za osobe kojima trebaju, odvojeno od svakodnevnog rada;
- mape na mrežnoj pohrani s pravima koja odgovaraju stvarnoj podjeli posla;
- zaključavanje zaslona i šifriranje diska na računalima i laptopima;
- postupak za odlazak zaposlenika: koji se računi gase, tko preuzima poštu i dokumente i kako se to bilježi.
Strukturu mapa i prava predlažemo prema tome kako ured stvarno radi. Odobrava je odgovorna osoba ureda. Tehnički dio mrežne pohrane i prava pristupa opisujemo i na stranici mreže, NAS i backup za urede.
Poslovni e-mail
E-pošta je za odvjetnički ured glavni kanal sa strankama, a ujedno i česta meta krađe računa. Provjeravamo je li domena ureda registrirana na ured i tko ima administratorski pristup. Taj pristup ne bi smio ostati samo kod bivšeg dobavljača ili zaposlenika. Uključujemo dvofaktorsku prijavu i pregledavamo pravila prosljeđivanja koja bi poštu mogla slati na nepoznatu adresu. Dogovaramo i gdje se čuva arhiva pošte.
Kad zaposlenik odlazi, poštanski sandučić se ne briše bez dogovora. Ured odlučuje tko preuzima poštu i koliko se dugo čuva. Mi to tehnički provodimo i zapisujemo. Više o postavkama i vlasništvu pročitajte u vodiču poslovni e-mail: postavke, vlasništvo i održavanje.
Backup i provjera povrata
Kopija spisa ima vrijednost samo ako se iz nje može vratiti ono što treba, i to u razumnom vremenu. Zato backup za odvjetnički ured uređujemo u tri koraka.
Prvo popisujemo što se kopira: zajedničke mape sa spisima, predloške, e-poštu, podatke programa za vođenje ureda i lokalne mape na laptopima, ako se na njima radi. Zatim određujemo kamo se kopira. Barem jedna kopija treba biti odvojena od uredske mreže, kako je kvar, krađa ili zlonamjerni program u uredu ne bi zahvatio zajedno s izvornikom. Na kraju provjeravamo povrat. Na dogovorenom uzorku vraćamo datoteke i bilježimo datum, opseg i rezultat.
Koliko se dugo kopije čuvaju tehnički postavljamo, a rok određuje ured. Zašto sama mrežna pohrana nije dovoljna, objašnjava vodič NAS nije backup: praktičan plan za poslovni ured.
Uređaji, pisači i skeneri
U odvjetničkom uredu puno se skenira i ispisuje. Skener koji sprema dokumente u pogrešnu mapu ili ih šalje na privatni e-mail ugrožava povjerljivost. Provjeravamo kamo idu skenirani dokumenti, tko ih vidi i može li se povjerljiv ispis zadržati dok korisnik ne dođe do pisača. Ako ured mijenja pisač, te postavke provjeravamo prije odabira modela. Kako biramo pisač prema volumenu, mreži i povjerljivom ispisu, opisuje stranica pisači prema stvarnim potrebama ureda.
Za računala vodimo inventar: tko koristi koji uređaj, što je na njemu instalirano, je li disk šifriran i do kada vrijedi jamstvo. Ured često koristi i čitače pametnih kartica i digitalne certifikate za elektroničku komunikaciju. Takve uređaje treba popisati zajedno s računalom na kojem rade i osobom koja ih koristi. Kako složiti takav popis, opisuje vodič kako organizirati IT inventar u maloj tvrtki. Kada uređaj otkaže, servis računala za tvrtke počinje provjerom gdje su podaci.
Rad izvan ureda
Odvjetnici rade i na sudu, kod stranaka i od kuće. Laptop koji izlazi iz ureda treba imati šifriran disk, zaključavanje zaslona i siguran pristup uredskim mapama. Ured odlučuje smiju li se spisi spremati na privatna računala i USB memorije. Mi tu odluku možemo tehnički podržati, na primjer ograničenjima na uređaju.
Plan za izgubljen ili ukraden laptop dogovaramo prije nego što se to dogodi. U njemu piše koji se računi odmah blokiraju, kako se opoziva pristup pošti i mapama, postoji li kopija podataka s tog uređaja i koga u uredu treba obavijestiti. Obveze prema strankama i nadležnim tijelima u takvom slučaju procjenjuje ured.
Kako počinjemo
Početna procjena ide po Vašem opisu, bez pristupa sustavima i bez spisa stranaka. Zanima nas broj korisnika i uređaja, gdje se spisi čuvaju, kako je postavljen e-mail, postoji li backup i tko ima administratorski pristup. Zanima nas i kako se radi izvan ureda. Rezultat je nalaz s prioritetima i opcijama, a može biti i zaključak da veća promjena nije potrebna.
Nakon procjene dogovaramo opseg i cijenu. Cijenu ne objavljujemo unaprijed jer ovisi o broju korisnika, uređajima i stanju koje zateknemo. Sličan pristup imamo i za računovodstvene i financijske urede. Širi opis podrške je na stranici IT podrška za tvrtke u Zagrebu.
Česta pitanja
Tko pruža IT podršku odvjetničkim uredima u Zagrebu?
Code Alpha d.o.o. iz Zagreba. Uređujemo i održavamo tehničku stranu ureda: računala, korisničke račune, prava pristupa, e-mail, backup i rad izvan ureda. Radimo samo za tvrtke i urede.
Može li IT tvrtka potvrditi da je odvjetnički ured usklađen s GDPR-om?
Ne. Usklađenost je pravno pitanje i procjenjuju je ured i njegovi savjetnici. Mi provodimo i zapisujemo tehničke mjere koje ured odobri, poput prava pristupa, šifriranja i backupa s provjerom povrata.
Treba li IT podrška pristup spisima stranaka?
Za početnu procjenu ne. Za neke zahvate, poput uređenja backupa ili prijenosa podataka na novo računalo, potreban je tehnički pristup mapama. Opseg tog pristupa unaprijed dogovaramo s odgovornom osobom ureda.
Koliko košta IT podrška za odvjetnički ured?
Cijena je na upit. Ovisi o broju korisnika i uređaja, stanju sustava i dogovorenom opsegu, pa je dogovaramo nakon početne procjene.
Pružate li IT podršku i privatnim osobama?
Ne. Radimo samo za tvrtke i urede.
Što napraviti ako se izgubi laptop s podacima ureda?
Javite se odmah, kako bismo blokirali račune i opozvali pristup prema dogovorenom planu. Ako plana još nema, prvi korak je promjena lozinke za e-mail i odjava uređaja s računa. Pravne obveze koje iz toga proizlaze procjenjuje ured.
Dogovorite početnu procjenu
Opišite ured i problem koji Vam najviše smeta u radu u obrascu za dijagnostiku. Ne šaljite lozinke, spise ni podatke stranaka. Na temelju opisa predlažemo sljedeći korak, opseg i cijenu.
Ažurirano: 25. listopada 2026.
